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Executive Assistant Pharma für den General Manager ? das anspr...

Standort: Alle
Kategorie: Recht
Anzeige vom:: 29.11.2019

Stellenbeschreibung

unsere mandantin hat in den letzten jahrzehnten ein globales netzwerk unabhängiger, assoziierter unternehmen aufgebaut, die ein gemeinsames ziel verfolgen: die entwicklung wirkungsstarker medikamente. in der schweiz besteht ein portfolio von medikamenten in wichtigen therapiegebieten wie diabetes, onkologie, pulmonologie, rheumatologie und schmerz. der standort basel benötigt im bereich office-management zusätzliche unterstützung. **die vollzeitstelle wurde neu geschaffen.** sie ist per sofort oder nach vereinbarung. deshalb suchen wir einen oder eine die hauptaufgabe ist den general manager und das leadership-team bei ihren organisatorischen und administrativen aufgaben, so zu entlasten, dass sich diese jeweils auf ihre kernaufgaben konzentrieren können. gleichzeitig sind sie in dieser rolle dafür verantwortlich, dass das allgemeine office-management reibungslos und effizient abläuft. diese position ist eine verbindende und unterstützende rolle innerhalb des unternehmens. **nachfolgend die aufgaben im einzelnen:** * begrüssen von gästen und entgegennahme der eintreffenden telefonanrufe * überwachen des allgemeinen e-mail-kontos * papierpost prüfen und verteilen * einkauf von büromaterial und anderem material sowie betreuung von bürogeräten * allgemeine administrationsaufgaben für das leadership-team inklusive das ausfertigen der spesenabrechnungen * leadership-team veranstaltungsmanagement * organisation von meetings via videokonferenz-tool * reiseorganisation des geschäftsführers * organisation der 1-2-1-sitzungen mit dem geschäftsführer, dem leadership-team, dem vertrieb und dem büroteam * verwaltung der agenda des geschäftsführers * tagesordnung für sitzungen organisieren und sitzungsprotokolle erstellen * organisation und leitung aller arten von sitzungen mit einem externen coach für das gesamte unternehmen * verantwortlich für taxibestellungen und die zusammenarbeit mit dem transportunternehmen * ansprechperson für das facility management und die hauswirtschaft im gebäude **das bringen sie mit:** * kaufmännische grundausbildung und profunde weiterbildung im office-management * **erfahrung aus der pharmaindustrie** * gutes, professionelles auftreten * exzellente anwendungskenntnisse für microsoft outlook und alle gängigen office-programme * gute organisatorische fähigkeiten, strukturierte arbeitsweise * ausgeprägte fähigkeit das wichtige vom unwichtigen unterscheiden zu können * serviceorientierte, entlastende und unterstützende arbeitsweise * analytische fähigkeiten **und noch mehr:** * flexibel und bereit, bei bedarf auch neue verantwortung für anderes zu übernehmen * flexible, aufgeschlossene denkweise, robuste affinität zur digitalen welt * projekt- und eventmanagement-fähigkeiten * analytische und kommunikative fähigkeiten * deutsch muttersprache, ausgezeichnete englischkenntnisse in wort und schrift sind ein 'must', gute mündliche kenntnisse in französisch und spanisch sind von vorteil der arbeitsort ist inmitten von basel und mit den öffentlichen verkehrsmitteln bestens erreichbar. das unternehmen hat eine reife unternehmenskultur. die belegschaft ist übersichtlich, die arbeitsatmosphäre familiär. **interessiert?** dann freue ich mich auf ihre bewerbung. für weitere auskünfte stehe ich ihnen gerne zur verfügung. **diskretion ist zugesichert!** -------------------- **pks personal- & kaderselektion ag** herr markus schneider senior hr consultant steinenbachgässlein 49 4001 basel schweiz telefon +41 61 205 99 32 fax +41 61 205 99 34

Ref.: 4363631

Company PKS Personal- und Kaderselektion AG